Miser sur la planification
Pour déménager votre entreprise de façon optimale, le mot d’ordre est la planification. Une préparation rigoureuse devrait comporter les éléments suivants :
Les dates clés
Pour déterminer la date du déménagement de votre entreprise, il faut d’abord connaître la date à laquelle vous désirez être en activité dans votre futur espace. Cette information est indispensable afin d’évaluer combien de temps sera requis pour la préparation, le déménagement comme tel et l’installation.
Si vous négligez ce processus d’analyse, vous risquez de subir des pertes ou de nuire à votre rentabilité. Bref, en sachant quand vous devez être prêt à reprendre les activités, vous saurez comment planifier tout ce qui précède cette reprise avec justesse et établir le meilleur calendrier.
À noter
Quel est le moment de l’année le plus tranquille pour vos affaires? Dans la mesure du possible, il est judicieux de déménager son entreprise dans cette période pour minimiser l’impact sur vos activités, vos employés et votre service à la clientèle. Vous pouvez également opter pour un déménagement la fin de semaine si l’idée est bonne pour vous.
Votre budget de déménagement
Dans les conseils pour déménager son entreprise, l’estimation du budget dont vous disposez est bien sûr un aspect incontournable. Avez-vous les moyens de vous offrir un service de déménagement clé en main (emballage et déballage, nettoyage, démontage, réaménagement, entreposage, etc.)? Ou est-ce plus raisonnable ou préférable pour vous de vous charger de certains aspects?
Tenez compte de tous les coûts associés au déménagement de votre entreprise pour établir un budget réaliste et ne pas avoir de mauvaises surprises en cours de route. En plus des frais de déménagement, pensez aux frais accessoires : branchement de la téléphonie et d’Internet, changements d’adresse, nouvelle prime d’assurance entreprise, achat d’affiches pour aviser les clients du nouvel espace, acquisition de nouveaux équipements, etc. Faites une liste et pensez à tous les coûts potentiels.
À noter
Faites plusieurs demandes de soumission auprès de spécialistes en déménagement d’entreprises, et ce, en fonction de divers services et scénarios. Vous pourrez ainsi comparer les prix et savoir ce que vous êtes vraiment en mesure de vous payer. Le résultat de cette démarche vous aidera aussi à prévoir le temps et les personnes nécessaires pour assumer les parties que vous prendrez en charge.
Les personnes clés
Choisissez les collaborateurs qui auront la responsabilité d’assurer la réalisation de toutes les tâches et les étapes. Déterminez clairement les rôles de chacun. Déménager son entreprise est un processus beaucoup moins stressant quand on peut compter sur des personnes efficaces et de confiance.
Pensez notamment à quelqu’un qui pourra coordonner la période de transition, laquelle est très importante, et les communications essentielles pour tous les employés. Vous pouvez également avoir une personne responsable par service de l’entreprise, ce qui permet de tirer profit des connaissances pertinentes dans chaque secteur.
Une liste de vérification avant/pendant/après le déménagement de votre entreprise, vérifiée minutieusement au fur et à mesure, est sans aucun doute un gage de succès. Concrètement, pour chaque étape, quelles opérations sont nécessaires? Y a-t-il des équipements plus fragiles ou très lourds? C’est le genre de questions à se poser avec attention.
À noter
Il peut être judicieux de nommer un gestionnaire ou chargé de projet principal. En confiant cette responsabilité à une seule personne, vous êtes certain qu’elle maîtrisera toutes les étapes dans le détail. Assurez-vous qu’elle vous fasse un compte-rendu régulier de l’avancement du projet et donnez-lui tous les moyens et la marge de manœuvre pour être agile dans son rôle.
Prévoir une bonne communication
Déménager une entreprise requiert une communication saine et efficace. Pour que les choses se déroulent rondement, vous avez tout intérêt à bien informer, entre autres, vos employés, vos fournisseurs, vos clients et votre assureur.
Vos employés
L’adhésion et l’implication de vos employés sont des éléments à favoriser pour réussir votre déménagement. Assurez-vous de tenir le personnel au courant de l’évolution du processus et de son déroulement. Organisez des réunions pour répondre à leurs questions et à leurs craintes. Pourquoi ne pas leur demander leur avis sur certaines choses? Vous voulez que vos employés soient mobilisés et enthousiastes afin de compter sur leur entière collaboration.
De plus, dites-leur clairement ce que vous attendez d’eux en termes de préparation et à quel moment. La gestion positive du changement à l’interne vous permettra de faire du déménagement de votre entreprise une belle aventure collective!
Vos fournisseurs
Il est important de faire vos changements d’adresse avec vos différents fournisseurs de services, et n’attendez surtout pas à la dernière minute. Pensez bien sûr à Hydro Québec ou Énergir, mais également aux entreprises auxquelles vous confierez divers travaux : rénovation, peinture, branchements, etc.
Par exemple, contactez le fournisseur de votre système téléphonique pour vous assurer que les appels locaux ou interurbains se rendent au nouvel emplacement à compter de la date voulue. Le principe est le même pour le courrier : avisez Postes Canada et prenez toutes les mesures requises pour que le service de livraison ne subisse pas d’interruptions.
Votre système informatique est également des plus importants. Qu’il s’agisse des serveurs, du service technique, du câblage et autres éléments de l’équipement, vous ne pouvez pas vous permettre de rater votre coup. C’est ainsi que la reprise de vos activités pourra se faire adéquatement et que vous éviterez tout contretemps fâcheux ou, pire, une panne de réseau.
Encore une fois, faites une liste! Il est trop facile d’en oublier.
Vos clients et partenaires
Évidemment, utilisez tous les moyens à votre disposition pour informer vos clients et partenaires : site Web, courriels, affiches, lettres, etc. Diffusez à l’avance l’adresse de votre nouvel emplacement. Songez à faire une ouverture officielle et à inaugurer les nouveaux locaux. C’est une belle occasion de visibilité et une manière de souligner cet événement marquant dans la vie de votre entreprise!
Votre assureur
Vous êtes assuré pour un bris dans votre entreprise, mais l’êtes-vous pour un bris durant le déménagement? Saviez-vous qu’il faut donner un coup de fil à votre assureur dès le début de votre projet, c’est-à-dire avant le déménagement et idéalement avant même de choisir votre nouvel emplacement?
En effet, lors de la signature du bail, les futurs locaux doivent être assurés. Aussi, en avisant votre assureur avant d’arrêter votre choix, vous aurez l’occasion de vous informer sur les critères qui peuvent avoir une influence sur votre contrat d’assurance comme, entre autres, le type de construction du bâtiment, les systèmes de protection ou les commerces voisins. De plus, selon le type d’entreprise, certaines exigences relatives à la conformité des locaux ou des équipements peuvent être incluses dans le bail ou la négociation avec un propriétaire ou un vendeur.
Vous pourrez ainsi vérifier si vous êtes bien couvert à toutes les étapes (ancien emplacement, déménagement et nouvel emplacement) par votre assurance entreprise. Vous pourrez mettre à jour votre couverture ou la bonifier au besoin. Votre représentant en assurance entreprise vous donnera tous les renseignements nécessaires.
Assurer une installation efficace
Une bonne planification comprend aussi un plan d’aménagement pour vous installer comme il se doit dans vos nouveaux bureaux. Ce plan indiquera notamment aux déménageurs à quel endroit précisément dans le nouvel espace ils doivent livrer les biens. Cela implique donc que vous avez bien réfléchi à la meilleure façon d’occuper l’espace pour répondre à vos besoins et à vos impératifs de productivité. Pensez aussi à la sécurité des installations : extincteurs de fumées, premiers soins, système d’alarme et autres.
Cette dernière étape n’est pas la moindre, et une bonne organisation sera déterminante pour le bonheur au travail de vos employés, la satisfaction de vos clients ainsi qu’une reprise optimale de vos affaires.
Pour simplifier le processus de déménagement de votre entreprise, consultez MovingWaldo. Vous y trouverez une foule d’informations, de conseils et de ressources utiles. Le temps que cela vous permettra d’économiser pourra être avantageusement investi dans d’autres démarches. Sur ce, on vous souhaite un bon déménagement et beaucoup de plaisir dans votre futur emplacement!
